Учет рабочего времени фрилансера
В мире фриланса время — ваш самый ценный ресурс. Умение правильно его распределять, отслеживать и анализировать может стать ключом к успеху в карьере и личной жизни. В этой статье я расскажу о своем опыте учета времени, и как сервис Toggl помогает фрилансерам эффективно учитывать рабочее время, оптимизировать процесс работы и избежать переработок. Вы узнаете, как использовать Toggl для управления проектами, генерации отчётов, выставления счетов клиентам и повышения своей продуктивности.
Я не сразу пришел к понимании важности учета времени и поиску удобного инструмента. Но теперь я понимаю, сколько денег я потерял, без такого учета. Я рад поделиться с вами этим полезным сервисом.
Вот так выглядит скриншот моей рабочей недели.
Итак, в начале немного теории.
Toggl (toggl.com) — это популярный онлайн-сервис для учёта времени, который может быть невероятно полезен фрилансерам. Он помогает организовать рабочий процесс, улучшить продуктивность и лучше понимать, как распределяется время на различные задачи. Рассмотрим основные аспекты, почему Toggl полезен для фрилансера:
1. Учёт времени
Фрилансеры часто сталкиваются с проблемой оценки того, сколько времени уходит на выполнение конкретных задач. Toggl позволяет:
- Легко запускать таймер при начале работы над задачей.
- Останавливать его по завершении.
- Добавлять пометки или теги для категоризации задач.
Это помогает точно отслеживать, сколько времени уходит на проекты, клиентов или даже рутинные дела.
2. Планирование и анализ
Сервис предоставляет аналитические отчёты, которые показывают:
- Сколько времени было потрачено на каждую задачу.
- Какие дни недели наиболее продуктивны.
- Общее количество отработанных часов за день, неделю или месяц.
На основе этих данных можно:
- Корректировать свои расценки для клиентов.
- Оптимизировать рабочий график.
- Выявлять задачи, которые занимают слишком много времени.
3. Организация проектов
Toggl позволяет создавать проекты и назначать задачи в рамках каждого проекта. Это особенно полезно для людей, работающих с несколькими клиентами одновременно:
- Можно разделить время между разными проектами.
- Установить бюджет времени или денег для каждого проекта.
- Автоматически получать уведомления, если вы превышаете установленные лимиты.
4. Интеграция с другими инструментами
Toggl легко интегрируется с множеством популярных сервисов, таких как:
- Trello и Asana для управления задачами.
- Slack для командной работы.
- Google Calendar для планирования.
- Zapier для автоматизации рабочих процессов.
Это делает Toggl универсальным инструментом, который можно адаптировать под любые потребности.
5. Биллинг и выставление счетов
Для тех, кто работает по часовой ставке, важно точно отслеживать время, чтобы корректно выставлять счета клиентам. Toggl позволяет:
- Привязывать тарифы к проектам.
- Генерировать отчёты о затраченном времени.
- Экспортировать данные для создания счетов.
Это минимизирует риск ошибок в биллинге и помогает избежать споров с клиентами.
6. Мобильные приложения
Toggl доступен как веб-приложение, так и в виде мобильных приложений для iOS и Android. Это позволяет фиксировать время даже в пути или вне рабочего места.
7. Командная работа
Сервис предлагает функции для совместного учёта времени:
- Возможность добавлять сотрудников.
- Просмотр общего прогресса по проекту.
- Анализ коллективной производительности.
8. Простота использования
Интерфейс Toggl интуитивно понятен, что делает его доступным даже для новичков. Начать работу можно буквально за несколько минут:
- Зарегистрируйтесь на сайте.
- Создайте проект.
- Нажмите “Start” для запуска таймера.
9. Бесплатный и платный планы
Toggl предлагает как бесплатную версию, так и платные тарифы с расширенными возможностями:
- Бесплатная версия: базовый функционал, подходящий для большинства работников.
- Платные версии: дополнительные функции, такие как детальная аналитика, интеграции, управление командой и т.д.
10. Повышение продуктивности
Использование Toggl помогает осознанно подходить к распределению времени. Когда вы видите, сколько часов уходит на соцсети или другие отвлекающие факторы, легче сосредоточиться на важных задачах.
Практическое использование
Я не буду показывать названия проектов, т.к. кроме меня это никому не важно. Важна суть.
Сервис имеет мощный инструментарий, позволяет даже выставлять счета на основании использованного времени, но я не пользуюсь этими возможностями.
Как я писал выше, сервис имеет бесплатную и платную версию. Для простого учета времени достаточно и бесплатной версии.
После простой регистрации сервис полностью готов к работе.
Создание клиентов
Интерфейс простой и понятный. Далее порядок шагов буду прописывать номерами
Создание проектов
Создаем проекты и прикрепляем их к нужному клиенту. Это позволит в будущем видеть потраченное время по клиентам и проектам
Запуск учета времени
Для запуска времени достаточно просто нажать кнопку “Пуск” вверху справа экрана.
После нажатия кнопки “Пуск” слева сверху появится место выбора клиента или проекта.
Но удобнее это делать, нажав на визор запущенного времени, цифра 1. Нажимая на икону папки 2, нужно выбрать клиента и проект, в поле 3 прописать выполненные работы, и нажать кнопку “Сохранить” 5. При необходимости, если вы забыли вовремя запустить таймер, вы можете в поле 4 выставить нужное вам время.
В результате у нас появляется цветной прямоугольник с фиолетовой иконкой с белым треугольником, означающей, что проект запущен.
Окончание задачи
После завершения выполнения задачи нажимаем кнопку “Стоп” справа сверху.
При нажатии на три точки в самом прямоугольнике задачи, можно удалить или скопировать указанный отрезок времени.
Отдельным удобством сервиса является возможность редактирования времени после завершения задачи.
Отчетность
Вариантов выбора видов отчетов очень много:
- по клиентам;
- по проектам;
- по тегам;
- по описаниям.
Теги удобно использовать для объединения клиентов и проектов по темам: например, для меня это seo, создание сайтов, настройка контекстной рекламы.
Для просмотра отчетности по клиентам или по проектам, надо выбрать период. По умолчанию, показывается отчетность по проектам. Цветные диаграммы наглядно демонстрируют в % как распределяется ваше время.
Вы можете отнять время, которое учитываете, но не считаете правильным использовать в качестве рабочего. Например, учебу. Получившиеся время использовать для расчета стоимости часа за месяц или по проектно, или по клиентно.
По клику на поле 3 можно переключиться на отчет по клиентам.
Обращаю внимания на поля 1 и 2 в скриншоте выше. В поле 1 можно выбрать разные форматы вывода информации, выбрать для отображения только нужных клиентов и проекты, или же убрать те, которые мы считаем нужным не вносить в отчет.
А в поле 2 сохранить и скачать отчет в pdf формате или выставить счет. В платной версии отчет можно расшарить кому-нибудь по ссылке.
Счета
Если введем стоимость своего часа, то сервис будет автоматически рассчитывать стоимость работа по клиенту или проекту.
Плюсы от использования Тогл
После начала его использования я смог посчитать реальную стоимость своего часа работы, выявить проекты на которые я трачу времени больше, чем они приносят дохода, перераспределить время на более выгодные проекты, формировать адекватную стоимость и коммерческие предложения на планируемые работы.
Мои услуги
Я оказываю услуги по созданию сайтов, сео продвижению, контекстной рекламе. Приглашаю вас к сотрудничеству.